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Ersteinrichtung

Ersteinrichtung

Die Ersteinrichtung von petoffice ist relativ einfach, genau wie auch seine Benutzung. Wenn du deinen Verein gerade erst bei petoffice registriert hast, bist du hier richtig. Wenn du dich zum ersten Mal anmeldest, ist das mit einem Administrator-Konto geschehen. Mit diesem Konto hast du die höchsten Zugangsberechtigungen in petoffice und kannst auch auf den Bereich „Einstellungen“ zugreifen, in dem sämtliche Konfiguration an petoffice vorgenommen werden kann.

Stammdaten des Vereins hinterlegen

Bei der Registrierung hast du bereits die wichtigsten Stammdaten des Vereins angegeben. Alles, was jetzt noch fehlt, sind folgende Informationen:

  • Homepage
  • Logo
  • Hintergrundbild (für Bewerbungsformulare & Digitaler Schutzvertrag/Pflegevertrag).

All diese Daten kannst du in den Einstellungen unter dem Punkt „Verein“ hinterlegen. Logo und Hintergrundbild werden für Bereiche benutzt, die auch für deine Adoptanten zugänglich sind, wie etwa das Online-Bewerbungsformular für Adoptanten, die Pflegestellenbewerbung oder die geschützten Bereiche für die Funktion „Digitaler Schutzvertrag“. Die Dateien kannst du einfach per Drag-and-drop hochladen. Achte bei beiden Bildern darauf, dass sie möglichst groß und hochauflösend sind. petoffice verkleinert sie automatisch, wenn nötig.

Vermittlungsdetails hinterlegen

Im Bereich „Vermittlung“ solltest du nun außerdem die erhobene Schutzgebühr für Vermittlungen hinterlegen. Diese können pro Tierart abweichen. Keine Sorge, du kannst diese Preise pro Vermittlung nochmal anpassen. Hierbei handelt es sich allerdings um die Vorgabe-Werte, die standardmäßig bei jeder Vermittlung hinterlegt sind.

Benutzerkonten anlegen

Im Bereich „Benutzeraccounts“ kannst du Benutzerkonten für jedes Mitglied deines Vereins anlegen. Genauere Informationen findest du unter „Benutzeraccounts“ im Handbuch.

Datenimport

Solltest du bereits Bestandsdaten für Tiere und Adoptanten haben sollen, kannst du diese mit unserem Datenimport übernehmen. Weitere Informationen hierzu findest du im Bereich „Datenimport“ des Handbuchs.

Benachrichtigungen aktivieren

Du solltest zumindest im Bereich „Benachrichtigungen/E-Mail“ die E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren und entsprechende E-Mail-Adressen hinterlegen. petoffice wird dich über die wichtigsten Interaktionen von Adoptanten informieren, sodass du nichts verpasst.

Dokumentenvorlagen und Bewerbungsbögen

Unter „Dokumente“ kannst du sowohl Vorlagen für Dokumente die als PDF-Datei erstellt werden anpassen, als auch Fragen für das Online-Bewerbungsformular sowie die Pflegestellenbewerbung anpassen. Sofern du mit den Standard-Fragen zufrieden bist, musst du hier nichts weiter tun, allerdings ist es wichtig, dass du im Bereich „Formulare“ die Vorlagen für Vorkontrollbericht sowie Schutz- und Pflegeverträge anpasst und dort alle wichtigen Informationen hinterlegst. Auch hierzu findest du weitere Informationen an anderen Stellen unseres Handbuchs.