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Personenprofile

Personenprofile

Die Profilseite einer Person bietet dir eine kompakte Übersicht über deren Stammdaten wie etwa Adresse, Geburtsdatum und Kontaktmöglichkeiten sowie weitere Informationen zur Mitgliederverwaltung, Abrechnung und Betreuung. Außerdem hast du, analog zu den Tierprofilen, die Möglichkeit, Bilder sowie Dokumente zu hinterlegen.

Stammdaten

Im Reiter „Stammdaten“ findest du neben dem Namen und der Anschrift der Person auch Kontaktdaten und hast die Möglichkeit, Notizen zur Person zu hinterlegen. Diese sind für alle Mitglieder sichtbar und vereinfachen die Kommunikation. Hier kannst du beispielsweise eintragen, welche Absprachen mit einem Adoptanten getroffen wurden und worauf andere Mitglieder in der Kommunikation achten müssen.

Automatische Adresskorrektur

Für die Adressdaten kann petoffice automatisch die Adressdaten validieren und ggf. korrigieren. Sobald du anfängst die Straße der Person einzutragen, bekommst du Vorschläge zur vollständigen Adresse. Wenn du einfach weiter schreibst und neben der Straße noch die Hausnummer hinterlegst, kannst du direkt auf einen Vorschlag klicken um die gesamte Adresse zu übernehmen. Sollte eine Adresse wider Erwarten nicht in der Datenbank vorhanden sein, kann die Adresskorrektur mit dem Button „Adresskorrektur abschalten“ vorübergehend außer Kraft gesetzt werden. Dieser aktiviert die verbleibenden Felder für Hausnummer, PLZ, Ort und Land, sodass du diese von Hand eintragen kannst.

Beim nächsten Öffnen einer Profilseite ist die Adresskorrektur wieder eingeschaltet.

Fragebogen

Sollte sich eine Person über das Online-Bewerbungsformular oder über die Pflegestellenbewerbung angemeldet haben, so tauchen die Antworten aus dem Fragebogen direkt im Feld „Interne Notizen“ auf. Zusätzlich können hier weitere Notiz hinterlegt werden.

Fragebogen als PDF speichern

Oftmals ist es für Vorkontrolleure hilfreich, bereits vorab so viele Informationen wie möglich über den Adoptanten zu haben. Um die Übergabe der Informationen aus dem Fragebogen so einfach wie möglich zu gestalten, kannst du den Fragebogen direkt als PDF-Datei exportieren. Diese Datei enthält neben dem Antworten aus dem Fragebogen auch die persönlichen Informationen sowie die Adresse des Adoptanten und kann dem Kontrolleur somit schnell und einfach an die Hand gegeben werden.

Funktionen einer Person

Eine Person kann in einem Verein mehrere Funktionen erfüllen. Auch diese können auf der Profilseite eingestellt werden. Hier besteht die Möglichkeit, eine Person als Partnerorganisationen, Tiertransporter, Pflegestelle oder als vor Kontrolleur einzutragen. Das führt dazu, dass diese Person etwa als Auswahlmöglichkeit für eine Vorkontrolle bei einer Vermittlung zur Verfügung steht. Zusätzlich kann hinterlegt werden, ob die Vorkontrolle bei der Person selbst erfolgreich war, wer der Kontrolleur war und wann der Kontrolltermin stattgefunden hat.

Newsletter

Im Bereich Kontaktdaten kannst du eine Person als Newsletter-Abonnenten hinterlegen. Diese Auswahl kann entweder von Hand getroffen werden oder vom Adoptanten selbst bei Unterzeichnung der Vertragsdokumente mit der Funktion „Digitaler Schutzvertrag“/„Digitaler Pflegevertrag“ ausgewählt werden. petoffice selbst bietet in der aktuellen Version noch keine Möglichkeit, Newsletter zu verschicken. Allerdings kann in der Liste aller Personen mit der Funktion „Datenexport“ eine CSV Datei aller Newsletter-Abonnenten erzeugt werden. Somit kann der Bestand von Newsletter-Abonnenten aus petoffice in einer Vielzahl externer Programme zum Versand von Newslettern, wie etwa Mailchimp, übernommen werden. Weitere Details hierzu sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Bereich „Newsletter-Export zu Mailchimp“.

Adoptantenbetreuung

Oftmals entschließen sich Vereine, Adoptanten von Zeit zu Zeit zu kontaktieren, um sich über das Wohlergehen der Tiere zu informieren. Der Bereich Adoptantenbetreuung bietet die Möglichkeit, diese Kommunikation besser zu koordinieren. Hierzu kannst du einen Bearbeiter hinterlegen, der sich um die Betreuung dieses Adoptanten kümmert. Weiterhin können der letzte Kontakt sowie weitere Notizen vermerkt werden. Soll ein Adoptant nicht mehr kontaktiert werden, so kann er auch komplett von der Betreuung ausgeschlossen werden.

Diese Daten sind im ersten Schritt rein informativ, können aber auch zur automatischen Erstellung von Listen mithilfe der Funktion „Eigene Ansichten“ verwendet werden. So lässt sich etwa eine Liste alle Tiere erstellen, zu deren Adoptanten der Verein länger als ein Jahr keinen Kontakt mehr hatte. Diese lässt sich dann einfach abarbeiten; nach Aktualisierung des letzten Kontaktdatums verschwinden sie von der Liste. Weitere Informationen hierzu findest du im Bereich „Eigene Ansichten“.

Bankverbindung & Mitglied

Alle Informationen zum Bereich Mitgliederverwaltung findest du im dafür vorgesehenen Bereich in unserem Handbuch.