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Dokumentenerstellung

Dokumentenerstellung

Hier wird die Erstellung von Dokumenten aus Benutzersicht beschrieben. Solltest du die Dokumentenvorlagen konfigurieren wollen, so schau bitte in den Bereich „Formulare“ unseres Handbuches für Administratoren.

Im Laufe des Vermittlungsprozesses hast du an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, Dokumente automatisch erstellen zu lassen. Hierfür werden die Vorlagen verwendet, sowie die Vermittlungs- und Stammdaten von Tier und Adoptant.

Erstellung des Vorkontrollberichts

In der Vermittlung im Schritt „Vorkontrolle“ lässt sich der Vorkontrollbericht erstellen. Dies ist das Dokument, das du deinem Kontrolleur mitgibst, wenn er den Vorbesuch beim Adoptanten macht. petoffice erstellt einen Vorkontrollbericht und füllt bereits die persönlichen Daten des Adoptanten und des Kontrolleurs ein. Dieses Dokument wird in der Regel ausgedruckt.

Erstellung von Schutz- & Pflegeverträgen

Im Vermittlungsschritt Schutzvertrag/Pflegevertrag wird dir für jedes Tier die Möglichkeit angeboten, einen Vertrag zu erstellen. Ob ein Schutzvertrag oder ein Pflegevertrag erstellt wird, hängt davon ab, welche Vermittlungsart du gewählt hast. Du kannst die Verträge entweder direkt im Vermittlungsprozess erstellen und herunterladen und dann dem Adoptanten per E-Mail oder Post zuschicken oder dem Adoptanten mit der Funktion “Digitaler Schutzvertrag”/“Digitaler Pflegevertrag” direkt die Links zu den Vertragsdokumenten schicken, sodass er diese selber herunterladen und ggf. direkt online bestätigen kann.

Erstellung von Rechnungen

Im Vermittlungsschritt Schutzvertrag/Pflegevertrag kannst du hinterlegen, ob die Schutzgebühr für die zu vermittelnden Tiere eingegangen ist. In diesem Schritt bietet dir petoffice auch die Möglichkeit, eine Rechnung über die Schutzgebühr der Tiere zu erstellen. Dabei wird automatisch eine Rechnungsnummer vergeben, die auch bei erneutem Download der Rechnung im PDF-Format nicht mehr geändert wird. Bitte beachte außerdem, dass es nach dem Eingang der Schutzgebühr auch nicht mehr möglich ist, die Höhe der Schutzgebühr abzuändern. Die Rechnungsnummern werden automatisch in aufstegender Nummerierung vergeben. Das Format der Rechnungsnummern sowie die nächste zu vergebende Rechnungsnummer kann in den Einstellungen als Administrator geändert werden.